Tóm tắt
Các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhất đều xây dựng được một nền tảng vận hành vững chắc - số hóa các hệ thống, quy trình kinh doanh/quản trị “lõi” thông qua việc xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (IT). Nền tảng đó gọi là kiến trúc doanh nghiệp. Để xây dựng nền tảng vận hành hiệu quả, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc cơ bản và 10 nguyên tắc lãnh đạo quan trọng nhất.
Từ khóa: Nền tảng tổ chức - vận hành, hệ thống, quy trình, cơ sở hạ tầng IT, kiến trúc doanh nghiệp.
1. Khái niệm về kiến trúc doanh nghiệp
Kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture) có tầm quan trọng rất lớn, nhất là trong giai đoạn tái cơ cấu hiện nay. Các lãnh đạo cần tạo sự kết nối, gắn bó chặt chẽ với nhau giữa các đồng sự thuộc bộ phận kinh doanh và IT trong việc xây dựng nền tảng vận hành. Sự thành bại của việc xây dựng nền tảng vận hành phụ thuộc vào tác động của ban lãnh đạo.
1.1. Định nghĩaKiến trúc doanh nghiệp là tổ chức hợp lý các quy trình kinh doanh và hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin để thể hiện các yêu cầu tích hợp và chuẩn hóa các mô hình hoạt động doanh nghiệp.
Chìa khóa của kiến trúc doanh nghiệp hiệu quả nằm ở việc xác định các quy trình, dữ liệu, công nghệ và giao diện khách hàng để đưa mô hình hoạt động từ tầm nhìn trở thành hiện thực.
Kiến trúc doanh nghiệp là vấn đề thuộc về mô hình nào họ phải thực thi thật tốt và triển khai các hệ thống IT cần thiết để số hóa các hoạt động đó. Điều này đã biến IT trở thành một tài sản, do đó đã tạo nên một nền tảng vận hành giúp doanh nghiệp hoạt động trở nên linh hoạt.
Tóm lại, nền tảng vận hành là cơ sở hạ tầng IT và các quy trình kinh doanh tự động hóa các khả năng “lõi” của doanh nghiệp. Một nền tảng vận hành hiệu quả phụ thuộc vào sự điều chỉnh chặt chẽ giữa các mục tiêu kinh doanh và các khả năng IT. Để xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả, cácdoanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Mô hình hoạt động
Là mức độ cần thiết của sự tích hợp và chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Tích hợp giúp thực hiện hoàn chỉnh các quy trình một cách chính xác và khép kín. Chuẩn hóa quy trình nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, mô hình này cần có sự cam kết của ban lãnh đạo về cách thức doanh nghiệp sẽ vận hành.
- Kiến trúc doanh nghiệpKiến trúc doanh nghiệp cung cấp tầm nhìn dài hạn về các quy trình, hệ thống và công nghệ vận hành doanh nghiệp. Nội dung thiết kế các quy trình kinh doanh gồm 5 giai đoạn: Silo; chuẩn hóa công nghệ; tối ưu hóa lõi; đơn thể doanh nghiệp; kinh doanh năng động.
- Mô hình gắn kết IT Là hệ thống cơ cấu điều hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh và các dự án IT đạt được các mục tiêu của các bộ phận cũng như của toàn doanh nghiệp. Mô hình thiết lập các mối liên hệ giữa các quyết định IT ở cấp cao, ví dụ như xét mức độ ưu tiên trong dự án, thiết kế quy trình toàn doanh nghiệp cũng như các quyết định ở cấp triển khai dự án.
Hình 1 minh họa cách thức các doanh nghiệp có thể vận dụng 3 nguyên tắc trên để xây dựng và ứng dụng nền tảng vận hành. Dựa vào tầm nhìn về cách thức doanh nghiệp sẽ hoạt động, các lãnh đạo kinh doanh và IT có thể xác định các yêu cầu kiến trúc cơ bản của nền tảng vận hành (kiến trúc doanh nghiệp). Sau khi các lãnh đạo kinh doanh xác định được các chương trình kinh doanh, mô hình gắn kết IT sẽ chỉ ra từng dự án có thể hưởng lợi từ nền tảng vận hành hoặc đóng góp vào nền tảng đó.
2. Các giai đoạn trưởng thành của kiến trúc doanh nghiệp
Kiến trúc doanh nghiệp gồm 5 giai đoạn trưởng thành:
2.1. Kiến trúc Silo doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp tìm cách thỏa mãn tối đa nhu cầu của từng đơn vị kinh doanh hoặc từng chức năng riêng lẻ.
2.2. Kiến trúc chuẩn hóa công nghệ
Cung cấp hiệu quả IT bằng cách chuẩn hóa công nghệ và tăng cường quản lý công nghệ tập trung trong hầu hết các trường hợp.
2.3. Kiến trúc tối ưu hóa lõi
Cung cấp dữ liệu và chuẩn quy trình cho toàn doanh nghiệp theo hướng phù hợp với mô hình hoạt động.
2.4. Kiến trúc đơn thể doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp quản lý và tái sử dụng một cách khá tự do các thành phần của quy trình kinh doanh dựa trên IT để vừa giữ vững các chuẩn quốc tế, vừa cho phép một số thay đổi mang tính cục bộ.
2.5. Dự án kinh doanh năng động
Mở rộng các module có thể tái sử dụng nhằm giúp doanh nghiệp nhanh chóng cơ cấu lại danh mục kinh doanh.
3. Các dấu hiệu của nền tảng vận hành doanh nghiệp không hiệu quả
- Một câu hỏi của khách hàng có nhiều câu trả lời
Khách hàng cảm thấy bức xúc và rối trí khi nhận được nhiều câu trả lời khác nhau từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp cho cùng một câu hỏi.
- Thực hiện các quy định mới đòi hỏi phải mất nhiều công sức
Việc tuân theo các quy định luôn gây ra các chi phí gián tiếp, nhưng hầu như mỗi năm đều có các quy định mới. Nền tảng vận hành sẽ làm giảm đáng kể chi phí biên ngắn hạn để đáp ứng quy định kế tiếp bằng cách tạo ra một khả năng truy cập dữ liệu và chuẩn đo có thể sử dụng lại được.
- Tính linh hoạt trong kinh doanh yếu và các đề xuất tăng trưởng không sinh lời
Trên thực tế, những doanh nghiệp có tỷ lệ các quy trình kinh doanh lõi được số hóa cao sẽ linh hoạt hơn. Ngược lại, các doanh nghiệp chưa xây dựng và tận dụng các khả năng được số hóa sẽ thất bại, vì họ phải xây dựng các khả năng mới cho từng đề xuất mới.
- IT luôn là khâu trì trệ
Nhiều doanh nghiệp triển khai theo hướng cũ, tức là bằng cách liên kết các chiến lược kinh doanh và sau đó liên kết với IT, thường cho thấy IT là khâu trì trệ: thời gian triển khai một hệ thống mới nhằm hỗ trợ cho một đề xuất chiến lược mới kéo dài từ 1 - 2 năm, khi đó thị trường và hoạt động kinh doanh đã thay đổi. Các doanh nghiệp thành công nhất ngày càng đòi hỏi các dự án phải mang lại giá trị mới theo chu kỳ 90 ngày/lần.
- Các quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau nhưng lại thực hiện một công việc giống nhau
Trong doanh nghiệp có tất cả bao nhiêu quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau cùng thực hiện một công việc? Chúng không làm tăng thêm giá trị. Vì vậy, hãy xử lý số lượng các hệ thống dư thừa này.
- Thiếu thông tin cần thiết để đưa ra quyết định Một nền tảng vận hành vững chắc phải chứa đựng các dữ liệu mà người ra quyết định cần. Dữ liệu cần được sử dụng tuân theo các quy trình chuẩn. Những người ra quyết định trong doanh nghiệp sẽ đưa ra những quyết định phù hợp dựa trên trên cùng một nhóm dữ liệu hữu ích về khách hàng và sản phẩm.
- Nhân viên chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác
Tỷ lệ các quy trình giao dịch lõi mà nhân viên phải lấy dữ liệu từ hệ thống này, chỉnh sửa nó và sau đó nhập vào một hệ thống khác là bao nhiêu? Nếu tỷ lệ này không giảm dần, yêu cầu xử lý ngay.
- Ban quản trị cấp cao sợ phải bàn bạc về các vấn đề IT
Khi lãnh đạo cấp cao không tham gia vào việc đưa ra quyết định IT, họ không thể đưa ra phương hướng xây dựng và vận hành nền tảng kiến trúc doanh nghiệp, dẫn đến việc cắt giảm tùy tiện chi phí đầu tư IT.
- Ban quản trị không biết về việc IT có đem lại giá trị cao hay không
Yêu cầu đối với các lãnh đạo là mô tả được kiến trúc doanh nghiệp ở mức tổng quan. Nếu tỷ lệ các lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp có thể mô tả kiến trúc doanh nghiệp ở mức tổng quan là dưới 1/3 thì ban lãnh đạo cần phải tự bản thân chấn chỉnh lại ngay vấn đề này.
4. 10 nguyên tắc lãnh đạo để xây dựng và vận hành kiến trúc doanh nghiệp
- Cam kết vào nền tảng
Các doanh nghiệp phải thực hiện nghiêm túc tính nguyên tắc tổ chức để xây dựng và vận hành nền tảng. Ban quản trị phải dựa vào kỷ luật để theo đuổi các cơ hội chiến lược nhằm tận dụng nền tảng.
- Bắt đầu thay đổi từ trên xuống và tháo dỡ các rào cản
Ban quản trị cấp cao phải tập trung và đưa ra quyết định việc xây dựng nền tảng vận hành là phần cốt lõi để doanh nghiệp xây dựng khả năng thực thi các chiến lược và chịu trách nhiệm hướng kiến trúc vào nền tảng vận hành bằng cách trực tiếp hoặc thông qua hoạt động điều hành.
- Tạo điều kiện cho lõi - thử nghiệm
Một nền tảng vận hành vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Các cuộc thử nghiệm trong và ngoài lõi sẽ giúp doanh nghiệp học hỏi được nhiều hướng kinh doanh và các khả năng công nghệ mới.
- Sử dụng kiến trúc như công cụ la bàn và giao tiếp
Kiến trúc doanh nghiệp cần định hướng doanh nghiệp để gia tăng sự liên kết. Thiết kế lõi về kiến trúc doanh nghiệp có thể coi như chiếc la bàn để các nhà quản lý điều chỉnh sự khác biệt trong các bước tiếp theo khi xây dựng các khả năng tổ chức. Mục tiêu của kiến trúc doanh nghiệp không phải là tiến đến một giai đoạn cuối nào, mà nhằm đạt được một bản thiết kế về định hướng của doanh nghiệp.
- Không nhảy cóc các giai đoạn
Các giai đoạn trưởng thành kiến trúc xác định những bước chuyển đổi cần thiết về hoạt động kinh doanh để củng cố nền tảng vận hành. Việc nhảy cóc giai đoạn sẽ dẫn đến thất bại hoặc trì hoãn thời gian thu lợi, bởi việc thay đổi về tổ chức còn lớn hơn những gì mà doanh nghiệp có thể nhận được. Mỗi giai đoạn có các yêu cầu học hỏi khác nhau (Bảng 1).
- Triển khai nền tảng theo từng dự án
Việc triển khai nền tảng theo từng dự án dựa vào động lực của các nhu cầu kinh doanh hiện tại. Trong quá trình này, các yếu tố quan trọng nhất của kiến trúc sẽ được thực hiện trước, giúp doanh nghiệp có thời gian để nắm bắt các khả năng mới và tiếp năng lượng cho những bước kế tiếp.
- Không nên tự làm, hãy thuê ngoài
Việc thuê ngoài giúp ban quản trị có thời gian tập trung vào những hoạt động tạo nên sự khác biệt cho doanh nghiệp và tăng trưởng lợi nhuận.
- Đầu tư vào con người
Hầu hết các doanh nghiệp không đầu tư đầy đủ về mặt đào tạo và huấn luyện IT, trung bình chỉ có 2% ngân sách IT được sử dụng để phát triển nhân viên.
- Khen thưởng các ý tưởng ở cấp doanh nghiệp
Nền tảng vận hành có thể bị xói mòn nếu chế độ khen thưởng không phù hợp. Nếu mọi người được yêu cầu phải xây dựng và tận dụng nền tảng vận hành, nhưng việc khen thưởng lại dựa trên kết quả cục bộ thì sẽ chẳng aiquan tâm đến nền tảng doanh nghiệp.
- Phân quyền cho nhân viên trong nền tảng vận hành
Công ty trao cho nhân viên quyền đưa ra quyết định, xác định mục tiêu và định hướng rõ ràng cho hoạt động của mình, đồng thời cung cấp cho họ các hệ thống hiện đại để hỗ trợ các quyết định đó. Một nền tảng vận hành tốt sẽ tạo điều kiện để nhân viên được làm những công việc có giá trị hơn và doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
5. Kết luận
Kiến trúc doanh nghiệp là việc tổ chức hợp lý các quy trình kinh doanh và cơ sở hạ tầng IT, thể hiện các yêu cầu chuẩn hóa và tích hợp mô hình hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc số hóa. Nền tảng vận hành cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình có khả năng dự đoán được, để ban quản trị tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như đổi mới sáng tạo, mởrộng và thiết lập các đối tác để xây dựng các cơ hội kinhdoanh mới. Khi đó, doanh nghiệp sẽ có vị thế tốt hơn để tận dụng cơ hội trên thị trường, phát triển bền vững và tăng trưởng lợi nhuận…
Tài liệu tham khảo
1. J.W.Ross, Peter Weill, D.C.Robertson. Enterprise architecture as strategy. Harvard Business School Press.2006.
2. H.Kootz, H.Weihrich. Essentials of management. Tata McGraw-Hill Education Private Ltd., 2009. G.Morgan.
3. G.Morgan. Images of Organization. SAGE Publications, Inc. 2007.
A new perspective on business operation
Do Van Hai
Petrovietnam Construction JSC (PVC)
Email: haidv@pvc.vn
Summary
Businesses which are most effective possess a solid operational platform - digitisation of systems, business processes/"core" administration through the construction of IT infrastructure. That platform is called enterprise architec-ture. To build an efficient operational platform, business leaders need to master the three fundamentals and the ten most important principles of leadership.
Key words: Organisational and operational platform, systems, processes, IT infrastructure, enterprise architecture.